Pensar constantemente em melhorias e soluções para possíveis problemas é um dos grandes diferenciais dos gestores de destaque. Por este motivo, iremos apresentar como funciona a análise SWOT (FOFA), a qual se configura como uma importante ferramenta para lhe auxiliar a estudar sua empresa.

O que significa análise SWOT?

SWOT é uma sigla do inglês que dizer Strenghts (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). No português, ela é chamada de análise FOFA.

Como funciona?

A análise SWOT é criada a partir uma matriz em que se analisa o ambiente interno, que são as forças e fraquezas, e o ambiente externo, que são as oportunidades e ameaças. Após preencher os dados, é feito um gráfico que ajudará você analisar as estatísticas e a visualizar vários aspectos da sua empresa. Vamos mostrar o que se deve pensar e como preencher cada etapa dessa matriz.

1. Ambiente interno

1.1. Forças

Se sua empresa tem um ótimo atendimento e você recebe bons feedbacks a respeito, isso é uma força de sua empresa. Estes são elementos que podem ser mudados no dia a dia do seu negócio.

É importante, ao desenvolver essa parte da matriz, que você considere:

Qual o diferencial da sua empresa?
O que você faz de melhor (diferencial competitivo)?
Em quais pontos você é melhor que seu concorrente?
Por quais motivos seus clientes retornam ao seu estabelecimento?

Alguns exemplos são:

Sua equipe e seu desempenho;
Localização de sua empresa;
Networking com clientes e fornecedores;
Opções de pagamento.

1.2. Fraquezas

Todos os elementos que atrapalham de alguma maneira a sua empresa a atingir seus objetivos são considerados fraquezas. É um elemento sobre o qual você tem controle, assim como a força. Esse é um ponto em que é muito importante ter sinceridade e, muitas vezes, vale escutar todos os colaboradores, pois é difícil avaliar pontos negativos de sua empresa.

Pontos a serem considerados:

Seus funcionários são capacitados?
Há problemas nos treinamentos?
Quais motivos levam seu cliente a escolher a concorrência?
O que tem tornado seu marketing ineficaz?
Seus clientes não têm voltado depois de uma compra? Por quê?

Alguns exemplos são:

Faltam qualificações na equipe;
Atrasos na logística;
Falhas de comunicações internas;
Conflitos entre funcionários;
Baixa taxa de retorno do cliente.

Após identificar as fraquezas de seu negócio, é importante que sejam tomadas algumas medidas para que seu impacto seja reduzido ou sanado em um período de tempo. Se for possível corrigir ou reduzir o impacto de algum desses fatores em curto prazo, é interessante priorizar essa tarefa.

2. Ambiente externo

2.1. Oportunidades

As oportunidades são fatores sobre os quais você não tem controle, porém, impactam de forma positiva a sua empresa. Essas variáveis são muitas vezes de cunho econômico. O aumento no crédito pessoal do consumidor e as facilidades de financiamento podem ser algumas delas. Um simples exemplo é a construção de uma escola infantil em frente a uma empresa de picolés — isso poderá ter um grande impacto positivo, pois as vendas aumentarão.

2.2. Ameaças

Em contraponto às oportunidades, estão as ameaças. Elas são fatores sobre os quais você não tem controle, porém, impactam de forma negativa no seu negócio. Deve haver um grande cuidado com esses cenários, pois eles têm grande influência no planejamento estratégico e também nos resultados da sua empresa. É importante estar atento todo o tempo para as ameaças, pois elas podem tornar sua capacidade de retorno menor que sua capacidade de ganho, tornando o seu negócio inviável.

Como exemplo, podemos citar a valorização do dólar. Ela certamente impacta uma empresa que trabalha exclusivamente com importação. Muitas vezes, aumentos súbitos da moeda podem tornar impossível o repasse do acréscimo para o seu cliente. Com o tempo, seus lucros reduzidos podem diminuir e seu capital de giro, acabar por deteriorar a situação de sua empresa.

Quais as dicas a respeito da Análise SWOT?

1. Estudo da concorrência

Sua concorrência pode dizer muito a respeito da sua empresa. Faça uma análise em ações, estratégias, preços e todos os diferenciais que eles têm com relação a sua empresa. Muitos optam por fazer uma análise SWOT dos concorrentes, para entendê-los melhor e definir ações que podem tornar sua empresa mais competitiva.

2. Separação do momento atual e futuro do seu negócio

Essa matriz ajuda na tomada de decisões. Porém, quando se mistura o que vem ocorrendo na empresa com elementos que vão ou podem vir a acontecer, cria-se um cenário muito otimista ou muito pessimista.

Analise separadamente o presente e o futuro de sua empresa, pois isso ajudará nas decisões de curto e longo prazo.

3. Documento simples e fácil de entender

A análise SWOT é uma ferramenta poderosa, mesmo parecendo simples. Tente manter os quadros mais limpos possíveis. Depois, compile os dados da maneira que achar mais útil, para que as informações sejam melhor aproveitadas.

Uma solução que é adotada por muitas empresas é a criação de quadros com essas análises, para que todos possam visualizar tanto o que deve ser mantido quanto o que deve ser melhorado. As ideias muitas vezes vêm dos seus colaboradores.

Como trabalhar as informações obtidas?

Com as informações obtidas, é possível fazer vários tipos de análises mais complexas, até mesmo planejamentos de melhoria e de manutenção. Contudo, vamos utilizar uma metodologia um pouco diferente, que tem se mostrado muito eficaz e que ajuda a entender seu negócio com uma visão mais ampla.

Na coluna 1, faça um resumo dos fatores internos.
Na coluna 2, dê notas aos fatores, sendo “1,0” mais importante e “0” menos importante.
Na coluna 3, classifique cada um dos fatores como “5” como excelente e “1” como fraco.
Na coluna 4, você deve multiplicar a importância de cada fator pela sua qualidade, assim você obterá a pontuação de cada fator.
A coluna 5 é reservada para comentários a respeito de cada uma desses fatores.

Para obter a nota geral da empresa, faça a pontuação ponderada da coluna 4. O resultado é reflexo de como sua empresa tem atuado com relação aos fatores estratégicos.

A análise SWOT traz uma avaliação ampla de sua empresa, possibilitando um melhor entendimento dos cenários internos e externos. Essa simples ferramenta é indicada para empresas de todos os portes.