Para evitar erros contáveis, é preciso ficar atento aos erros gerados na contabilidade empresarial, afinal, eles estão 100% ligados à receita bruta da empresa, seja através dos pagamentos ou recebimentos.

Dessa forma, é importante manter a contabilidade empresarial atualizada e atenta aos possíveis erros que podem ser cometidos no setor. Às vezes, tais erros são cometidos com frequência, o que prejudica e geram problemas para a organização. Portanto, este artigo, visa abordar cinco erros que acontecem constantemente numa empresa e como evitá-los.

1 – Notas fiscais emitidas com falhas

Na hora de emitir uma nota fiscal, todo cuidado é pouco, afinal, cometer erros na emissão de notas fiscais podem gerar multas e notificações por parte da fiscalização.

No caso de empresas que atuam em todo território nacional a atenção deve ser ainda maior, isso porque cada Estado possui sua própria alíquota de impostos. No geral, os maiores erros ligados à Nota Fiscal Eletrônica estão relacionados ao preenchimento errado de campos como PIS, COFINS e ISS. E, é bom ressaltar também que a sonegação de impostos traz consequências graves à empresa e aos gestores, podendo inclusive, gerar multas, penhores e outras punições.

A melhor solução para solucionar este problema é otimizar o processo de emissão das Notas Fiscais. Como, por exemplo, através de um Sistema de Gestão, o qual já é usado por empresas de grande porte.

2 – Pagamentos

Levando em consideração a quantidade de pagamentos que uma empresa faz por mês, problemas com pagamentos podem ser rotineiros. Afinal, desde contas como luz e água, até impostos ou encargos, devem estar em dia para evitar multas, falta de insumos, valores com fornecedores ou processos jurídicos.

Portanto, para evitar gastos desnecessários e problemas de relacionamento com fornecedores e funcionários, a dica é realizar os pagamentos em dia. Para isso, existem diversas ferramentas que auxiliam nesse processo lembrando os gestores quanto à necessidade de realizar um pagamento nos próximos dias.

3 – Tarefas acumuladas

O acúmulo de tarefas é praticamente uma regra para empresários de pequenas empresas, entretanto, esse hábito pode trazer grandes problemas administrativos que interferem na área fiscal do negócio.

Em geral, o acúmulo de tarefas faz com que o gestor tenha que resolver diversas questões que vão surgindo no seu dia a dia. O problema é que essa demanda, muitas vezes,impede que o gestor tenha tempo para manter o setor contábil atualizado.

Em outras palavras, esse tipo de ação não permite que o gestor dispenda energia em relatórios e contas que oferecem dados reais para a empresa, impedindo assim, a tomada de decisões cruciais para que a saúde financeira do negócio se mantenha estável.

4 – Misturar finanças empresariais com pessoais

É extremamente comum que pequenos e médios empresários usem suas contas pessoais para cobrir meses complicados em suas empresas. Da mesma forma, é comum que os rendimentos da empresa sejam usados para custear viagens, compras e outros gastos pessoais.

O problema dessa prática, muitas vezes ingênua, é que ela pode mascarar os resultados do negócio. É preciso entender que embora o empresário seja o dono da corporação, e por consequência ela faça parte do seu patrimônio, a empresa precisa de capital de giro para que possa manter seu fluxo de caixa saudável.

A solução é manter as duas contas muito bem separadas. Somente assim, é possível conhecer o histórico de entradas e saídas a fim de entender até onde vai a lucratividade do negócio. Além disso, a empresa, de tempos em tempos, precisa de investimentos que visam um maior faturamento, se esse capital não estiver disponível, o negócio, automaticamente deixa de ganhar dinheiro.

Lembrando que dentre as saídas contabilizadas na empresa, deve constar o pró-labore dos sócios, assim, o empresário possui seus rendimentos sem prejudicar a contabilidade do estabelecimento comercial.

5 – Falta de planejamento

Boa parte dos erros contábeis esbarram na falta de planejamento. Isso porque é ele quem define compras, valores de venda, fornecedores, investimentos, contratações, planejamento tributário e assim por diante.

Levando em conta os itens acima, a falta de planejamento acarreta as seguintes consequências:

Compras – realização de compras desnecessárias (muitas vezes gerando um estoque maior que a demanda, o que representa dinheiro parado);

Valor de venda – cobrança de valores baixos (que podem não compensar o valor pago na produção do produto) ou ainda valores muito altos (fazendo com que a empresa perca competitividade);

Fornecedor – falta de poder de barganha (preço e prazo de entrega);

Investimento – o investimento realizado em momento inoportuno ou até a falta de investimento na melhoria da empresa e dos produtos;

Contratações – contratação de mão de obra não qualificada, cara demais ou fora do perfil desejado pela corporação;

Planejamento Tributário – escolha do regime tributário anual que possa gerar mais impostos que o necessário.

Neste caso, a solução é planejar tudo que envolve uma empresa pensando em curto, médio e longo prazo. É importante também simular diferentes cenários para que seja possível se antecipar a problemas que possam aparecer. Portanto, a melhor saída é contar com uma ferramenta que englobe todo o seu setor fiscal a partir dos outros setores da empresa.

É o caso de um ERP por exemplo, que através da movimentação de seus usuários, permite ao gestor a possibilidade de saber como estão os setores de sua empresa, desde o estoque até a parte contábil, passando por vendas e produção. No caso do BrERP, os benefícios são ainda maiores. Afinal, o sistema permite gerenciamento diretamente do navegador, o que possibilita acessá-lo de qualquer dispositivo, em qualquer lugar. Sendo assim, o empresário desfruta de um sistema completo, móbil e livre, pois, não cobra licenças adicionais e não limita o número de usuários.