Em tempos de crise, manter a produtividade, a competitividade e a eficácia não é uma tarefa simples. O que faz muitos empreendedores ignorarem isso e fazem com que desgastem pontos específicos da empresa.

Isso ocorre porque há uma aposta em velhas ferramentas e no investimento em “mais do mesmo”, apesar da aparência de novidade. Todavia, é necessário olhar para as inovações que a tecnologia vem trazendo para os negócios.

Uma delas é a automação de processos por meio de plataformas e sistemas erp extremamente eficientes, voltados especificamente para a gestão de negócios. As vantagens são enormes e, certamente, você atingirá os objetivos desejados.

Veja cinco motivos para automatizar os processos:

1. Reduzir custos

• Eliminam altos gastos com papéis e suprimentos para manter a organização dos processos operacionais;
•  Permitem um controle de custos na empresa, baseado no que realmente tem eficácia;
• Diminuem o risco de erro humano, ao integrar diversas áreas da sua empresa.

2. Aumento da produtividade

A automação aumenta a produtividade, pois permite que o funcionário pare de perder tempo em tarefas paralelas, que não são sua especialidade.

3. Maior controle financeiro

O crescimento sustentável de um negócio é extremamente dependente da implementação de um planejamento financeiro superior. Para ter sempre vantagens competitivas, é necessário que você monitore, avalie e modifique sua estratégia constantemente.

Os processos automatizados são controlados por workflows (ou fluxos de trabalho – sequência de passos necessários para automatizar processos) que operam com precisão.

Eles têm todos os requisitos necessários para atingir as metas de qualidade da sua empresa. Isso porque eles possuem todas as ferramentas de controle financeiro, como fluxo de caixa, “contas a pagar”, controle de inventário, de estoque, de aquisições e de vendas! Além disso, podem até fornecer o cálculo de algumas métricas automaticamente.

4. Prestação de contas

Quando você automatiza seu fluxo de trabalho, cria um proprietário para cada etapa do processo. As funções de inserções de dados, iniciações, aprovações e rejeições ficam todas vinculadas a um mesmo indivíduo, que pode ser quem primeiro executou a ação ou quem é o responsável exclusivo por ela.

Assim, você torna os seus processos mais transparentes, pois todos os funcionários sabem quem é a pessoa que executou determinada tarefa, e quando. Além disso, todo o processo desenvolvido pode ser visto por seus colaboradores, em um sistema de accountability mútuo.

Ao permitir um nível de transparência das informações, você faz valer toda a responsabilidade que põe sobre si mesmo e sobre seus funcionários. Um grande sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho também lhe dá uma visão rápida sobre quem ficou com cada trabalho. Esse funcionário poderá pedir ajuda, prontamente, quando for preciso lidar com uma carga excessiva de tarefas.

5. Aumento da reflexão dos seus colaboradores

Imagine que você automatizou seus processos operacionais, sincronizou a sua base de funcionários a usar esse novo sistema e as rotinas fluíram sem problemas durante os últimos 2 meses.

Agora, pense no que você poderia fazer com todos os dados acumulados nesse período. Seu funcionário poderá saber quantos pedidos chegaram, quantos foram aprovados, quantos rejeitaram, quanto tempo cada um tomou e que passo no processo levou mais tempo.

Uma vez que o modo de comunicação foi simplificado e a reunião de dados foi centralizada em uma ferramenta de fluxo de trabalho automatizado, seus colaboradores terão ideias que:

Indicarão se o seu processo de negócio atual é eficiente;
Demonstrarão se há gargalos em algum ponto;
E, principalmente, se a automação está realmente tornando a vida mais fácil para os colaboradores ou se está deixando as coisas mais complicadas.

Essa é, provavelmente, a melhor forma que você pode encontrar para ter todas as suas necessidades de gerenciamento de processos atendidas. Afinal, processos bem desenhados e bem controlados são essenciais para garantir a sobrevivência e escalar o crescimento da empresa. Sem eles, não será possível estabelecer um diferencial competitivo, não havendo, portanto, nenhum progresso.

Por isso, é sempre necessário que a empresa foque em um sistema de gestão para torná-la mais fluída. Esse será o principal diferencial entre você e os seus concorrentes nos momentos de crise. Enquanto eles terão que começar a arrumar a casa, você já terá estabelecido diversas rotinas eficientes, que impedirão o aumento de preços para clientes ou a falência devido aos altos custos de produção.

Portanto, não basta que o seu objetivo seja exclusivamente o de ter maiores lucros devido a uma maior demanda. Aumente também seus lucros melhorando a eficiência do seu negócio!

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